Pengertian dan Fungsi Notula
Pengertian Notula
Notula
adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan
sumber informasi atau document yang otentik. Notula harus ditulis secara
teliti. Artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis
dengan tepat, semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan dan
harus jelas
Fungsi Notula
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan
sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu
organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi,
membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai
Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya
peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui
hasil rapat.
3. Sebagai
Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut,
direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai
Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan
notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai
Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun
dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik
sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai
Alat Untuk Rapat Semu
Yang
dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau
rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih
dahulu kepada ahli hukum.
Siapa yang berhak membuat Notulen ?
Yang
membuat Notulen adalah sekertaris sedangkan yang mencactat adalah notulis.
Menjadi seorang notulis harus mempunyai kemampuan menulis dan menyimak yang
baik agar apa yang di sampaikan dalam rapat dapat tertangkap dengan baik.
Berikut bentuk dan contoh notulen
- Bentuk notulen sidang atau rapat
- Contoh
notulen :
Sidang/rapat
: Rapat panitia houl Akbar Sunan Kalijaga
kota Demak
Hari/tgl
: 1 April 2010
Jam
sidang/Rapat : 20:00 WIB
Acara :
1. Pembukaan
2. Sambutan
3. Acara inti
4. Penutup
Pimpinan /
peserta sidang rapat
Ketua
: Drs. H. Amin Taufiq
Wakil Ketua : K.H. Mahmud sihab
Sekretaris
: Hj. Rosidah
Pencatat
: K.H. Agus junaidi
Peserta
:1. Kepala Jama’ah Al-Hidmah Jawa
Tengah
2. Bupati Kota Demak
3. Jama’ah AL-Hidmah Kota Demak
4. Ta’mir masjid agung Demak
Kegiatan
sidang/rapat :
1.
Menentukan tempat dan waktu pelaksaan.
2.
Menentukan tugas panitia.
3.
Menentukan anggaran dana.
4. menentukan tempat pengginapan bagi jama’ah
luar kota.
1. Pembukaan.
Acara
Houl Akbar yang rutin didelenggaran di depan masjid Agung Demak akan
dilaksanakan bulan depan, acara yang rutin setiap setahun sekali itu merupakan
agenda rutin Jama’ah Al-Hidmah. Acara houl akbar ini merupakan tempat
berkumpulnya para alim ulama’, kiyai-kiyai, habait, sehingga acara ini sagat
bermanfaat, khususnya untuk masyarakat demak san jawa tengah, acara ini untukk
memperingati houl Sunan Kalijaga.
2. Pembahasan.
Acara
rutin Huol Akbar kota demak ini dilaksanakan mulai tanggal 20-26 juli 2010,
yang kurang lebih membutuhkan anggaran dana Rp. 500.000.000,- . anggaran
tersebut sudah mencakup akomodasi para jama’ah, panggung, sound system, air
mineraldan konsumsi dibantu oleh masyarakat sekitar masjid agug Demak, anggaran
yang lain dianmbil dari APBD Kota Demak dan Jama’ah Al – Hidmah seta sponsor.
3. Kesimpulan
Hasil
rapat yang diselenggarakan tanggal 1 April 2010,memutuskan bahwa acara akan
diselenggarakan apada tanggal 20-26 juli 2010, di alun-alun kota Demak didepan
masjid agug Demak, anggaran yang digunakan untuk terselenggaranya acara ini
diambil dari APBD Kota Demak, kas Jma;ah Al-Hidmah dan juga dari sponsor,hasil
rapat ini juga menyimpulkan tentang tugas pembagian panitia, diharapkan panitia
sudah menyelesaikan tugasnya masing-masing sebelum tujuh hari pelaksaan acara
Houl akbar tanggal 20-26 juli 2010.
Ketua
ttd
Drs. H Amin Taufiq
NOTULA RAPAT
Tempat : Ruang TRRC SMA Muhammadiyah
Waktu : pukul 13.00-15.00
Susunan Acara:
1. Pembukaan
2. Pengaraha dari kepala SMA Muhammadiyah
3. Pembentukan susunan panitia pelaksana “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” dan penetapan jadwal kerja
4. Doa
5. Penutup
Hasil Rapat:
1. Rapat dipimpin dan dibuka oleh ketua IPM/OSIS SMA Muhammadiyah sdr. Fikrian Fajar pada pukul 13.00. Ketua IPM/OSIS mengharapkan susunan panitia “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” yang akan dibentuk melibatkan wakil-wakil kelas X dan XI, dengan tujuan untuk mengembangkan pengalaman berorganisasi dan memudahkan pengomunikasian program. Kelas XII tidak dilibatkan dalam kepanitiaan karena tengah mengikuti persiapan ujian akhir nasional.
2. Kepala SMA Muhammadiyah bapak Shodiq Al Fajar mengarahkan agar seluruh panitia dapat bekerja sama, panitia menyusun perincian atau panduan setiap seksi, setiap seksi melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya. Jika ada kesulitan, diharapkan segera memberi tahu ketua.
3. Susunan Panitia dan Jadwal Kerja
3.1. Susunan Kepanitiaan yang Terbentuk
1. Ketua Panitia : Fikrian Fajar
2. Wakil Ketua : Siti Fatimah
3. Sekretaris : Akbar Wicaksono
4. Bendahara : Ana Farida
5. Seksi-seksi (koordinator)
a. pengetikan dan penggandaan Makalah : Ajib Amarudin
b. Penerima Tamu : Putri Ekaningtyas
c. Konsumsi : Iis Dahlia
d. dst.
Catatan : setiap koordinator dipersilakan memilih anggota 3-5 orang.
3.2. Jadwal Kerja
1. Persiapan masing-masing seksi tanggal 6-8 Agustus 2009
2. Rapat akhir panitia tanggal 20 Agustus 2009, pukul 13.00-14.00
3. Pengecekan persiapan masing-masing seksi tanggal 23 Agustus 2009, pukul 14.00
4. Pelaksanaan kegiatan tanggal 24 Agustus 2009, pukul 10.00 sampai selesai
5. Doa dipimpin oleh Mohammad Fatah
Rapat ditutup pada pukul 15.00 WIB
Wonosobo, 8 Februari 2012
Pemimpin Rapat Notulis
(Fikrian Fajar) (Anggun Aida)
Telah dikemkakan
bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta
hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat,
pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua
jenis yaitu:
1.
Notula Harfiah
2.
Yang dimaksud dengan
notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh
pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata
dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi,
menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2.
Notula Rangkuman
Notula
rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena
itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat.
Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang
ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan
rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka
notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.
Notulis
juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat
yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan
kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain.
Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan,
meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya
1. Mendengarkan dan menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat
Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.
9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.
Garis Besar Notula
1.
ISI
NOTULA
Notula
yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan
pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi
lengkap serta jelas.Notula yang lengkap
berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang
dari urutan-urutan berikut :
1. Nama
badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.2. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
3. Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
4. Tempat rapat.
5. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
6. Nama dan jabatan pimpinan rapat.
7. Daftar hadir peserta.
8. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
9. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
10. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
11. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
12. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
13. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
1. Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).
2. Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
3. Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
4. Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
5. Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
6. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.
2. SUSUNAN NOTULA
Susunan
notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih
ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada saat menyusun notula.
2. Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ….. sampai selesai ……
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
4. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa …………, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan ………
5. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ……… orang dan yang tidak setuju ……… orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.
6. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua rapat tersebut.
7. Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.
Semoga bermanfaat bagi semuanya